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●お助け研究所 「印刷営業マンの１分間スキルアップ講座」
Vol.7 2004.12.28(Tue.) e-文書法 概観
政府主導のIT立国形成のための「e-Japan戦略II」の切り札と言われている
「e-文書法」を概観します。
帳票類や財務諸表、取締役会の議事録など、
商法や税法などで企業に保存が義務付けられている文書について、
電子化された文書ファイルでの保存を認め、
スキャナで読み取った画像データも一定の要件を満たせば原本として
認めるのが「e-文書法」で、2005年４月１日から施行されます。
この法令により、ビジネスを進める上で必要とされる
文書・帳票類の紙・印刷・流通・保存にかかるコストが大幅に削減され、
企業間商取引の電子化がいっそう推進されると期待されています。
先ず、大手企業や伝票枚数の多い企業において、
紙の発注書や領収書あるいは契約書の郵送やFAXによるやりとりから、
ネットを通じてのEDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）や
電子伝票でのやりとりへ一斉に移行が加速するものと予想されます。
そして大手企業を取り巻く中小企業や個人レベルにまで
その流れは波及するものと考えられます。
紙の文化から電子文書の文化に向かってビジネスフローが変化・加速し、
ネットワーク上の電子データを扱うワークフローに変わってくるでしょう。
既にその兆候はみられます。
今後の更なるビジネスの取引ルールや商習慣の大きな変化を捉え、
人材育成と顧客提案力の強化、社内・対顧客の電子化ルール
などを早急に決めていくことが必要です。
そしてその対応は、業務や経営にとって付加価値を生み出すものでなければなりません。
経営という視点から必要性や効果を見極め、IT環境や運用体制を整備する必要があります。
企業に問われているのはe-文書法という法律への対応方法ではなく、
自社にとって最適な文書情報管理システムの構築・運用のあり方だと言えるでしょう。
印刷関係の企業にあっては、紙メディアから電子メディアへの変換対応力が
益々、企業間格差を広げていくことになると考えられます。
そして、これら電子文書の取り扱いや管理に対する基本的な考え方、
セキュリティのあり方、責任体制など、運用までを視野に入れた体制や
ルールの確立・対応が重要になってきますが、
これらを管理する者の資格として「文書情報管理士」が静かに注目されてきています。
文書情報管理士の検定で要求されるのは、コンピュータや画像データに関する知識、
法律の知識、運用スキル、応用的なコンサルティング能力
といった総合的に文書情報をマネジメントする技術と知識です。
今回はここまでです。
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問題を提示・考察・解決提案してしていければ、と思います。
皆様の書き込みをお待ちしております。
では、また次回、乞うご期待です。
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